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运用网络信息技术 提升监理服务质量

作 者:席丽雯 庞志平   来源:工程建设部   时间:2018-02-28 09:27

摘  要:随着互联网技术的逐步发展,网络信息化管理已经成为社会发展必然趋势,工程监理单位利用移动网络管理平台有效管理,将项目《监理日志》作为监理工作最直接的“产品”,以日志记录内容作为信息源头,采用阿里巴巴技术有限bbin电子游戏开发的钉钉OA系统实施项目管理,使合同履约范围内的监理项目达到受控状态,对保证监理服务质量有积极的意义。

    关键词:网络信息化管理;工程监理单位;项目《监理日志》;钉钉OA系统

 引  言

随着互联网技术的逐步发展,网络信息化管理已经成为社会发展必然趋势,工程监理单位利用移动网络管理平台有效管理,保证服务质量逐渐成为监理bbin电子游戏项目管理的重要手段。太原理工大成工程有限bbin电子游戏将项目《监理日志》作为监理工作最直接的“产品”,以日志记录内容作为信息源头,采用阿里巴巴技术有限bbin电子游戏开发的钉钉OA系统实施项目管理,使bbin电子游戏所辖所有合同履约范围内的监理项目达到受控状态,为进一步提升监理服务质量奠定了基础。

实施《监理日志》信息化管理是项目监管的核心

1.1  《监理日志》是监理服务最直接的“产品”

建设工程监理是工程监理单位受建设单位委托,根据法律法规、工程建设标准、勘察设计文件及合同,在施工阶段对建设工程质量、进度、造价进行控制,对合同、信息进行管理,对工程建设相关方的关系进行协调,并履行建设工程安全生产管理法定职责的服务活动。保证服务质量是监理单位合同履约最根本的义务,而监理资料则是监理服务最直接的体现,因此可以说监理资料是监理服务的“产品”。作为工程监理重要文件资料的《监理日志》,是项目监理机构每日对建设工程监理工作及施工进展情况所做的记录,是监理活动最真实最原始的记录,其记录内容涵盖所监理工作的“三控两管一协调一履责”,是监理服务的集中体现。从这个意义上说,《监理日志》是项目监理机构进行监理工作最直接的“产品”。

1.2  情报管理是《监理日志》监管的有效手段

《监理日志》是监理工作的具体反映,对日志记录的检查监督是监理工作监管的核心。一直以来bbin电子游戏都是以日常检查或季度抽查的方式对日志进行监管,但这种方式的缺点是时效性较差,不能在过程中及时发现问题并整改解决,无法实现对项目监理部实时监管。如何解决这一问题?根据bbin电子游戏多年来的项目管理经验分析,认为必须对《监理日志》进行逐日审查。情报管理是信息化管理的具体实施方式,就是每日对项目日志记录进行审核评价,发现问题及时反馈并督促整改,同时监督项目总监执业行为履职情况,使监理项目处于受控状态,实现对监理项目有效监管,进一步提升监理服务质量 。因此,我们把情报管理作为《监理日志》监管的有效手段。

1.3  利用钉钉OA系统可以有效实施《监理日志》信息化管理

如何实施信息化管理,做到对每日项目日志的及时审查、及时反馈,现代网络技术的发展为实施信息化管理提供了可能。bbin电子游戏经营部门经过细心考察、耐心测试,并经过bbin电子游戏多次会议对其可行性进行分析研究,最后确定采用阿里巴巴技术有限bbin电子游戏开发的钉钉OA系统。钉钉是阿里巴巴旗下的专为中小bbin电子游戏打造的办公协同的工作平台,可以随时随地智能移动办公。作为监理bbin电子游戏,由于监管项目地域分散、遍布全国,如何将不同地域项目日志集中监管,实现监理服务质量的过程控制,钉钉软件的使用可以解决我们的困惑。通过钉钉软件日志入口或消息界面可以接收项目上传日志图片;利用钉钉软件的bbin电子游戏群和通讯录可以快速联系项目总监或日志记录人,并通过发消息、打电话、钉功能实现与项目总监及记录人的即时沟通反馈;通过钉钉的商务电话和钉功能可以快速组织电话会议;而且利用钉功能最高效的消息传达方式,无论对方是否安装钉钉,都能即刻作出回应;钉钉软件的钉盘可以分类储存大量文件资料及图片,而且数据可以加密储存,确保安全。钉钉系统可以帮助我们高效实施《监理日志》情报管理的上传、审核、反馈、整改工作,从而实现对项目日志的有效监管,保证监理服务质量。

实施信息化管理制定标准是前提,全员培训达标是基础

2.1  制定标准

多年来bbin电子游戏所有监理项目虽然一直没有间断《监理日志》的记录工作,而且还制定了《日志日记管理办法》,办法中针对日志的培训、记录、送审和考核均做了明确规定,但相应的制度和标准却没有制定,由于没有统一的记录和评价标准,日志记录的规范性、完整性、可追溯性无法保障,日志记录质量一直无法同步提升。针对bbin电子游戏日志记录现状,2016年二季度bbin电子游戏制定了《监理日志情报管理实施方案》及日志记录、考核、评价等一系列相关标准,并经过多次开会讨论最终达成共识。

2.2  全员培训

2016年8月份,由人力资源部组织、bbin电子游戏副总工程师主讲,在全bbin电子游戏范围内进行了共计五期《监理日志》情报管理培训。培训内容主要为国家及bbin电子游戏有关日志日记管理的相关规定、情报管理实施方案、情报管理员《工作日记》记录要求、项目《监理日志》记录标准、《监理日志》每日评价标准、《监理日志》季度审核评价标准、日志主管人员年度考核评价标准以及移动网络平台钉钉OA系统使用指南。培训工作为《监理日志》情报管理进一步实施奠定了基础,使bbin电子游戏制定的日志日记相关标准制度在全员范围内得到宣传贯彻。此外,在每次组织培训后都安排了情报管理考试,并将考试总分的60%作为“合格”标准,将总分80%作为“达标”标准。考试成绩未“合格”的员工参加再次培训并考试,未“达标”员工参加再次考试,对再次考试未能“达标”员工解除劳动合同关系。目前我bbin电子游戏基本实现了《监理日志》情报管理培训考试全员覆盖、全员达标的基本目标。

3          情报管理运行实施,有效保证项目监管

3.1  严格执行方案,有序反馈整改,及时解决问题

bbin电子游戏从2016年四季度实施项目《监理日志》情报管理至今,情报管理工作严格按照实施方案执行,日志由项目总监或与bbin电子游戏存在劳动合同关系的授权委托记录人进行记录,由bbin电子游戏培训上岗的情报管理员进行审核评价。每日上午十点前通过钉钉OA系统上传前日日志记录,次日上午十点前反馈日志审核评价情况,发现问题及时通知,及时整改。期间每周组织情报管理员召开工作例会沟通学习,开展监理基础知识培训,并安排下步工作;每月组织管理bbin电子游戏日志主管人员召开专题会议,及时有效解决发现的问题。季度结束,要求纳入情报管理的项目上报日志纸质版本综合评价,按评价标准确定评价结论为“合格”、“基本合格”、“不合格”,针对日志评价发现的问题及时反馈项目管理bbin电子游戏并整改。

3.2  现场实地学习,互动沟通问题,探讨实际操作

情报管理运行期间,bbin电子游戏情报管理人员对运行项目进行现场实地学习,进一步了解现场实际情况,与项目总监及日志记录人进行面对面互动沟通,解读bbin电子游戏运行《监理日志》情报管理的意图,深入分析日志的积极作用,探讨bbin电子游戏制定日志记录标准的可操作性及实用性。

3.3  日志记录稳步提升,总监履职有效保证,运行项目达到受控

通过情报管理运行工作的审核和不断反馈,项目《监理日志》记录水平稳步提升,项目总监执业行为履职情况有效保证,情报管理运行项目均达到受控状态,情报管理工作取得了一定的效果。

3.3.1  规范日志记录内容,提升监理产品合格率

通过情报管理运行的实施,随着日志每日审核评价和针对存在问题的及时反馈,日志能够按照bbin电子游戏制定的记录标准规范记录,日志记录的连续性、规范性、真实完整性、可追溯性均有很大改进,有效提升《监理日志》作为监理工作最直接“产品”的合格率。

3.3.2  监督总监履职情况,满足总监考核要求

通过情报管理运行的实施,项目总监和日志记录人从运行初期的被动接受逐步转变为主动上传、积极沟通,逐日记录《监理日志》成为每日监理工作的新常态,而且日志记录与现场工作基本能够同步进行、互相对应,做到的能够写到,没有做到的通过对日志记录的审核指导、反馈整改,现场监理工作进一步完善,项目总监的履职情况得到进一步保障,满足bbin电子游戏对项目总监《监理日志》考核的执业行为要求。

3.3.3  及时发现项目问题,确保监理项目处于受控状态

通过情报管理运行的实施,不仅可以发现每日上传日志格式上的问题,而且可以通过记录内容及时发现项目工作不完善或不到位的问题,通过审核评价发现问题并反馈,跟踪追溯问题解决情况,随时关注项目动态信息,确保项目处于受控状态。

3.3.4  防范安全生产监理风险责任,强化监理服务质量监管

实施《监理日志》情报管理,其根本目的并不仅仅是规范日志记录内容,而是通过日志记录内容发现项目管理问题,推动监理工作全面开展,进而防范安全生产监理风险责任,保证监理服务质量。通过情报管理运行的实施,进一步强化了项目监理人员的风险责任意识,对现场风险隐患不仅能够规范记录,而且能够采取措施积极落实整改并跟踪记录,合理运用监理通知单和工程暂停令处理安全隐患,为防范安全生产监理风险责任,强化监理服务质量监管有积极的意义。

分析存在问题,明确工作重点,保证监理服务质量

总结是为了进步,回顾是为了前瞻。回顾情报管理运行实施以来的项目管理工作,各运行项目日志记录水平整体提高,情报管理员审核评价能力稳步上升,对实施方案的有效性和记录标准的规范性得到了很好的验证,但日志记录深度仍有待挖掘,记录人和审核人的专业素质仍有待提升。下一步我bbin电子游戏将在之前情报管理工作的基础上,总结过去工作经验,明确未来工作重点,对bbin电子游戏所有监理项目有效实施情报管理,实现对所有在建项目全面监控,并重点关注落实以下几个方面:

4.1加强bbin电子游戏团队建设,关注总监情绪管理

在情报管理运行实施阶段,通过与项目总监和日志记录人沟通互动,发现影响日志记录水平最根本的问题是项目总监及日志记录人的工作态度和工作情绪,所以监理bbin电子游戏在监理人员素质提升和项目监理部团队建设方面加强管理,才能切实有效加强日志管理、提升日志记录水平。

4.2既要关注记录内容规范性,更要关注风险规避有效性

项目《监理日志》核心作用就是通过监理工作的原始记录,反映项目监理机构监理工作的全貌,尽可能规避监理单位及监理人员的责任风险。如果仅关注日志记录内容的规范性,记录内容仅限于现场情况及工作总结,而对项目存在问题没有概括分析、针对性记录,日志记录就会流于形式,仅仅成为记录现场工作的流水账,无法发挥日志记录的真正作用。所以不仅要求日志记录全面完整,还要求记录日志应进行思考分析,进一步从规避监理单位及监理人员的责任风险方面进行记录。

4.3审核与记录实地互动,工作与学习同步进行

无论日志记录人记录日志还是情报管理员审核评价日志,最终目的是提升bbin电子游戏《监理日志》记录水平,真正发挥日志的积极作用。bbin电子游戏情报管理员审核评价日志,实质也是指导帮助项目部记好《监理日志》、做好项目监理工作的过程,如果情报管理员不了解项目概况、不清楚现场实际,审核评价日志无异于纸上谈兵、闭门造车。同样,如果日志记录人没有明确理解bbin电子游戏实施情报管理的目的,没有深入分析日志的积极作用,记录日志只是流于表面形式,就不能真正规避监理责任风险。所以,情报管理员深入现场实地学习,与日志记录人做好沟通互动,互相取长补短,对于进一步做好情报管理工作有积极的意义。

结 语

监理项目网络信息管理工作任重而道远,既是工程项目管理的发展需要,又对保证监理服务质量有积极的意义。因此需要bbin电子游戏管理人员群策群力不断摸索,尽心尽力做好本职工作,相信bbin电子游戏项目管理水平必定全面提升,监理服务质量得到有效保障。

(本文刊登于《建设监理》2017年第9期;《中国建设监理与咨询》2017年第5期)



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